Privacy beleid Tosch
Tosch verwerkt privacygevoelige persoonsgegevens ten behoeve van de bedrijfsactiviteiten. De persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de daarvoor geldende regelgeving. In dit beleidsstuk staat wat wij concreet doen om persoonsgegevens te beschermen.
Welke persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die wij verwerken zijn (niet-limitatief):
- (Achter)naam;
- Voorletter(s);
- Geboortedatum;
- Adresgegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Bankgegevens.
Wij houden in een verwerkingsregister een overzicht bij van de verwerking van persoonsgegevens binnen onze organisatie.
Verwerking persoonsgegevens en rechten van betrokkenen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst en dan nog slechts zo beperkt mogelijk. We kunnen daarnaast ook gebruik maken van persoonsgegevens met de toestemming van betrokkene. De toestemming tot verwerking van persoonsgegevens kan op elk moment worden ingetrokken.
Ter ondersteuning van onze organisatie maken wij gebruik van derden. Met deze derden sluiten wij verwerkersovereenkomsten, waarin de bescherming van persoonsgegevens wordt gegarandeerd.
Wij zorgen er voor dat we kunnen voldoen aan verzoeken van betrokkenen tot overdracht, vergetelheid, inzage, rectificatie en aanvulling van persoonsgegevens. Voorts kan er tegen de verwerking van persoonsgegevens bezwaar worden gemaakt. Voor het vermelde in deze alinea zijn binnen onze organisatie – waar nodig in verband met de complexiteit van het proces – protocollen aanwezig. Binnen onze organisatie is expertise aanwezig om de betreffende verzoeken en bezwaren op correcte wijze te behandelen. Verzoeken en bezwaren kunnen per email worden ingediend. Er wordt binnen 1 maand gereageerd. De organisatie is zo ingericht dat aan gegronde verzoeken of bezwaren tegemoet kan worden gekomen.
Betrokkenen kunnen op eerste verzoek inzage krijgen in dit privacy beleid, waarin hun rechten zijn opgenomen.
Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wanneer er geen aanleiding meer is om de gegevens te bewaren dan zullen deze worden verwijderd.
Maatregelen ter bescherming van privacy
Wij richten onze organisatie zo in dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Wij nemen daartoe de nodige technische en organisatorische maatregelen. Voorts is met iedere verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin aan deze verwerker de verplichting tot het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen is vastgelegd.
Technische maatregelen
Voor de toepassing van technische maatregelen werken we enkel met IT- en softwarespecialisten die op de hoogte zijn van de technische eisen verbonden aan de actuele privacyregelgeving. Wij geven hen de opdracht om een op het risico van onze verwerking afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, met inachtneming van de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, en de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.
Organisatorische maatregelen
We hebben de volgende organisatorische maatregelen getroffen.
Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig is voor het doel. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de persoonsgegevens en dan nog slechts voor zover dit nodig is voor de uitvoering van hun werk. Wij bewaren persoonsgegevens in een afsluitbare ruimte of kast of op een beschermde digitale plek. Documenten met persoonsgegevens worden vernietigd. Wij hanteren passende bewaartermijnen voor persoonsgegevens en leggen dit vast in een verwerkersregister.
Alle bij ons werkzame personen die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn schriftelijk aan geheimhouding gebonden. Voor toegang tot persoonsgegevens werken wij met sterke wachtwoorden.
Het downloaden van software door medewerkers mag alleen als er overeenstemming over is bereikt. Linkjes en email-bijlagen van onbekenden mogen niet zomaar worden geopend, omdat hierin bedreigingen voor datalekken zijn gelegen. Onder uitgaande kantoormail is een disclaimer opgenomen. Privé email mag niet gebruikt worden tijdens kantoortijden. Wel in de pauze en buiten kantooruren, waarbij het gebruik tot een minimum beperkt dient te blijven.
Verder verwerken wij geen persoonsgegevens binnen landen die door de Europese Commissie niet gecertificeerd zijn.
Wij informeren ons personeel over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Wij trainen hen actief om datalekken te voorkomen. Preventie van datalekken vindt plaats door personeel te wijzen op punten in de organisatie waar er risico’s zijn voor datalekken, zoals bij het openen van bepaalde mailberichten. Verder is er een persoon binnen onze organisatie aangewezen die in het bijzonder verantwoordelijk is voor privacy.
Wij zorgen er voor dat het personeel in staat is om een datalek te herkennen en in dat geval weet wat het moet doen. Wij hebben daartoe een datalekprotocol opgesteld en verspreid binnen onze organisatie.
Vragen over ons privacy beleid?
Mocht u vragen of opmerkingen hebben over ons privacy beleid, dan raden wij u aan contact op te nemen met ons kantoor. Dit kunt u doen door te mailen naar privacy@tosch.nl.
